POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Dans le cadre de son activité exercée sous la dénomination « Élan Amoureux Coaching », Sandra Capizzi attache une importance essentielle à la protection de la vie privée et à la confidentialité des données à caractère personnel communiquées par les personnes accompagnées.

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer toute personne accédant aux services proposés – en qualité de client(e), participant(e), utilisateur / utilisatrice ou visiteur / visiteuse – sur les conditions dans lesquelles les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées, protégées et, le cas échéant, supprimées, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD – Règlement UE 2016/679) et à la législation belge en vigueur.

Cette politique s’applique à l’ensemble des activités de coaching menées sous le nom « Élan Amoureux Coaching », que ce soit dans le cadre du Love Coaching ou du Coaching de Couple, et couvre toutes les formes d’interaction : séances (en présentiel ou à distance), échanges par messagerie ou formulaire, communications via les réseaux sociaux, par e-mail ou tout autre canal de contact direct ou indirect.

En tant que responsable du traitement, Sandra Capizzi veille à ce que les données traitées le soient de manière licite, loyale, transparente et proportionnée, en mettant en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’en garantir la sécurité et la confidentialité.

Les informations complémentaires relatives à l'identité du responsable du traitement, aux données collectées, à leur finalité, à la durée de conservation, aux droits des personnes concernées, aux mesures de sécurité et aux voies de recours figurent dans les sections détaillées de cette politique.

  1. Responsable du traitement

La responsable du traitement des données personnelles est :

Sandra Capizzi
Coach indépendante – Élan Amoureux Coaching
Adresse : Rue Thiembecq 59, 1430 Rebecq (Quenast).
Adresse e-mail : info@elan-amoureux-coaching.com . 
Numéro d’entreprise : à venir.

Elle est joignable pour toute demande relative à la protection des données, à l’exercice des droits RGPD ou à la présente politique de confidentialité.

  1. Finalités du traitement

Les données personnelles collectées ont pour finalité principale de permettre la bonne exécution des prestations de coaching, notamment :

  • l'organisation, la gestion et le suivi des séances ;
  • la communication d'informations pratiques ou administratives ;
  • la gestion des demandes de contact, de renseignements ou de prise de rendez-vous ;
  • la gestion administrative et comptable ;
  • la mise à disposition de contenus ou de ressources utiles à l'accompagnement ;
  • le respect des obligations légales et réglementaires applicables ;
  • la protection des intérêts légitimes du responsable du traitement (notamment en cas de litige ou de tentative de fraude) ;
  • la réalisation d'enregistrements audio ou vidéo dans un objectif de sécurité, de traçabilité ou de révision, avec information préalable ;
  • l'envoi ponctuel de contenus, d'informations ou d'actualités en lien avec l’activité de coaching, sous réserve de votre accord préalable (ex. : newsletter ou communications spécifiques).
  1. Base légale du traitement

Le traitement des données personnelles repose, selon les cas, sur :

  • l'exécution d'un contrat de prestation de service (article 6.1.b du RGPD) ;
  • le respect d'une obligation légale (article 6.1.c du RGPD) ;
  • l'intérêt légitime du responsable du traitement (article 6.1.f du RGPD), notamment pour la prévention des abus et la sécurité des échanges ;
  • le consentement explicite de la personne concernée, lorsque celui-ci est requis (article 6.1.a du RGPD).
  1. Données collectées

Les données susceptibles d'être collectées incluent notamment :

  • identité et coordonnées (nom, prénom, téléphone, adresse e-mail, etc.) ;
  • informations relatives à la demande de coaching ;
  • historique des séances ou des échanges ;
  • données de navigation ou d'utilisation (le cas échéant sur les outils digitaux utilisés) ;
  • données issues de formulaires ou questionnaires papier ou numériques, lorsque ceux-ci sont utilisés dans le cadre de l’accompagnement ;
  • éléments de vécu personnel, émotionnel ou relationnel, exprimés dans le cadre du coaching (informations potentiellement sensibles).
  • enregistrements audio ou vidéo : Dans certains cas, et toujours avec l’accord explicite du / des client(s), des enregistrements vidéo ou audio peuvent être réalisés lors des séances, qu’elles soient en présentiel ou à distance. Lorsque de tels enregistrements sont proposés, le / les client(s) sont informés à l’avance et peuvent librement refuser sans impact sur l’accompagnement.

               Ces enregistrements ont pour finalité :

  • le suivi personnalisé et l’analyse du processus de coaching ;
  • l’amélioration continue des pratiques professionnelles du coach ;
  • et, exceptionnellement, la sécurité ou la traçabilité de la relation d’accompagnement.

              Les enregistrements sont :

  • utilisés uniquement par Sandra Capizzi, dans un cadre confidentiel ;
  • jamais diffusés ni partagés avec des tiers ;

Aucune donnée dite « sensible » au sens de l'article 9 du RGPD n'est collectée sans le consentement explicite et préalable de la personne concernée.

 

  1. Durée de conservation des données

Les données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités du traitement, à savoir :

  • Les coordonnées des personnes ayant exprimé un intérêt pour un accompagnement, sans que celui-ci ne débouche sur une prestation effective, peuvent être conservées pendant une durée maximale de trois (3) ans à des fins de relance ou de communication non commerciale, sauf opposition de leur part ;
  • 7 ans après la fin de l’accompagnement pour les données liées à la relation contractuelle, en conformité avec les obligations fiscales et comptables belges ;
  • Les enregistrements audio ou vidéo réalisés dans le cadre de l’accompagnement sont supprimés dans un délai maximal d’un mois après la fin effective de l’accompagnement (après l’ultime rendez-vous qui peut avoir lieu jusqu’à six mois post-mission de coaching ; aussi appelé « Le bilan ») sauf accord explicite précisant un autre délai. Aucune conservation n’a lieu en l’absence de début d’accompagnement ;

 

  • Les données relatives à des séances uniques ou ateliers ponctuels sont conservées pour une durée maximale de 3 ans après le dernier contact, sauf demande de suppression anticipée de la part de la personne concernée ;

 

  • En cas de suspension temporaire ou d’interruption d’un accompagnement sans clôture explicite, les données peuvent être conservées pendant un délai de 6 mois maximum dans l’attente d’une reprise. Passé ce délai, l’accompagnement est considéré comme clos et les données non nécessaires sont supprimées, à l’exception de celles devant être archivées à des fins légales ou comptables.

 

  • Les notes internes prises par le coach à des fins de suivi sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à l’accompagnement, et au maximum pendant sept (7) ans à compter de la fin de celui-ci, sauf demande contraire ou obligation légale.
  1. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation en vigueur, toute personne concernée par un traitement dispose des droits suivants :

  • droit d’accès aux données la concernant ;
  • droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
  • droit à l’effacement des données (« droit à l’oubli »), sous conditions ;
  • droit à la limitation du traitement ;
  • droit d’opposition, pour motifs légitimes ;
  • droit à la portabilité des données ;
  • droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement repose sur celui-ci.

Pour exercer ses droits, il convient d’adresser une demande écrite accompagnée d’un justificatif d’identité à l’adresse e-mail de contact de Sandra Capizzi (disponible sur les supports de communication).

  1. Sécurité des données

Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont mises en place afin de garantir la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles, et d’éviter leur perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

Les échanges par voie électronique sont sécurisés dans la mesure du possible, notamment par l’usage de mots de passe, outils sécurisés et pratiques adaptées à l’activité indépendante de coaching.

  1. Destinataires des données

Les données sont exclusivement destinées à Sandra Capizzi dans le cadre de l’activité « Élan Amoureux Coaching ».

Elles ne sont jamais vendues ni cédées. Elles ne font l’objet d’aucune cession, location ou transmission à des tiers non autorisés. En cas de recours à des prestataires ou sous-traitants pour des finalités techniques (hébergement, facturation, outils numériques), ceux-ci sont soumis aux mêmes obligations de confidentialité et de conformité au RGPD.

  1. Réclamations et contact

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, vous pouvez me contacter.

En cas de litige non résolu, vous avez également la possibilité d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (APD) en Belgique : www.autoriteprotectiondonnees.be

  1. Évolution des outils numériques et formulaires

Les données collectées via des formulaires ou questionnaires (papier ou numériques) sont intégrées dans le respect du RGPD. Elles sont utilisées uniquement dans le cadre de l’accompagnement, et leur conservation suit les mêmes règles que les autres données personnelles.

  1. Cookies et services en ligne

Si un site web ou une page de diffusion de contenus venait à être mis en place, des cookies strictement nécessaires au fonctionnement pourraient être utilisés. Le cas échéant, une bannière d’information et un recueil de consentement seront proposés conformément à la réglementation.

  1. Transferts hors UE

Les données personnelles ne sont pas transférées en dehors de l’Union européenne. En cas d’évolution future nécessitant un tel transfert (par exemple via un prestataire ou un outil numérique basé hors UE), des garanties appropriées seront mises en place conformément au RGPD (clauses contractuelles types, règles d’entreprise contraignantes, etc.).

  1. Traitements automatisés / profilage

Aucun traitement automatisé ni aucun profilage n’est effectué à partir des données personnelles collectées. Toutes les décisions ou orientations dans le cadre du coaching relèvent d’une démarche humaine et individualisée.

  1. Confidentialité spécifique au contenu des séances

Les contenus abordés lors des séances (émotions, récits, situations personnelles, difficultés relationnelles, etc.) font l’objet d’une stricte confidentialité. Ils ne sont jamais utilisés à d’autres fins, ni retransmis, sauf demande ou autorisation explicite de la personne concernée.

  1. Outils numériques tiers

Certains outils numériques tiers peuvent être utilisés pour la gestion des formulaires, la prise de rendez-vous, la création de documents, la diffusion de contenus visuels ou la communication via les réseaux sociaux.
Ces outils incluent notamment : Tally, Microsoft Forms, Canva, Instagram, PowerPoint, CalenGoo Booking, et la page Facebook professionnelle d’Élan Amoureux Coaching.
L’utilisation de ces services respecte la réglementation RGPD, notamment en matière de confidentialité, de sécurité des données et de conservation limitée des informations.
D’autres outils similaires peuvent être intégrés à l’avenir en fonction de l’évolution des besoins. Leur utilisation se fera dans les mêmes conditions de protection des données personnelles.

  1. Dispositif de vidéosurveillance dans les locaux

Pour des raisons de sécurité, certains locaux d’Élan Amoureux Coaching peuvent être équipés d’un système de vidéosurveillance.

Ce dispositif n’est pas utilisé pour le coaching à proprement parler, mais uniquement pour protéger les personnes et les biens dans les lieux de consultation.

Un affichage est visible sur place, et une information orale est donnée lors de la première séance si le système est actif.

Les images ne sont consultées qu’en cas d’incident ou à la demande des autorités. Elles ne sont ni analysées à des fins professionnelles, ni utilisées dans le cadre du coaching.

Ces enregistrements sont conservés dans un espace sécurisé pour une durée maximale de 1 mois, sauf exception légale.

Ils sont traités conformément au RGPD et ne font l’objet d’aucune exploitation commerciale ou communication publique.

 

  1. Modifications de la politique

La présente politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée afin de refléter l’évolution des pratiques, des obligations légales ou des outils utilisés. Toute mise à jour substantielle fera l’objet d’une communication spécifique lorsque cela est pertinent. La version la plus récente est accessible sur simple demande ou sur les supports utilisés dans le cadre des accompagnements.

Politique mise à jour : juin 2025